Diagnostic des impacts de la réforme au sein d’une fondation soumise à des règles TVA spécifiques

Dans le monde de la recherche scientifique

Contexte et objectifs

Au sein d’une fondation française privée à but non lucratif, nous avons accompagné un diagnostic de mise en conformité avec la loi sur la facturation électronique sur l’ensemble de ses flux liés aux factures clients et fournisseurs dans un contexte particulier de mise en œuvre d’un nouvel outil S2C.

Notre approche se base sur :

la revue des processus existants (métiers/IT/référentiels)
la projection des processus cibles avec COUPA, l’outil en cours de mise en place pour optimiser et anticiper le diagnostic cible
l’étude d’impacts sur les outils et environnement IT, sur les périmètres OTC et S2P
la proposition de scenarios de mise en adéquation avec la loi de finances adaptés aux spécificités de l’activité

Notre mission

Analyse d’impacts des nouvelles obligations par types de flux en termes d’organisation, de processus et d’outils et identification des besoins de mise en conformité

Identification des données manquantes / incomplètes vs les obligations (nouvelles mentions factures, nouvelles données à reporter sur la facturation, nouveaux statuts de traitement /encaissement des factures,…)

Analyse, avec notre partenaire FIDAL, des particularités TVA de la structure : éligibilité à la réforme des activités particulières, mesure des impacts de la réforme sur la sectorisation de la TVA

Recommandations sur l’organisation des futurs processus S2P & O2C, en étudiant les opportunités de les homogénéiser et de les améliorer

Propositions de recommandations sur les évolutions des outils actuels (interfaces à développer) et des référentiels (quel référentiel maître, quelles informations à rajouter où et depuis quelles sources, …)

Études et recommandations sur les différents scenarios envisageables : PDP vs PPF vs OD et évolutions possibles de l’outil S2C choisi sous les angles complexité, avantages, coûts projet/run

Identification des besoins fonctionnels et techniques et rédaction du cahier des charges permettant de répondre aux nouvelles obligations

Résultats

Cadrage projet, planification, gouvernance, sensibilisation/stratégie de formation et de gestion du changement adaptés aux différents acteurs impliqués dans le projet (utilisateurs finaux – les scientifiques, direction financière, direction achats, contrôlé interne, la DSI…)

Analyses chiffrées, cartographie des flux et revue des processus potentiellement impactés sous 2 angles :

Métier
IT/interfaces

Proposition de recommandations, co-construction d’une organisation cible et d’une feuille de route, intégrant les différents chantiers de mise en conformité à instruire par grands thèmes

Identification des actions d’analyse approfondie à mener sur le traitement de la TVA et l’alimentation de la CA3 (contacts de certains fournisseurs / clients, établissements secondaires, ….)

Construction du cahier des charges via des ateliers de revue et de validation avec les Métiers et la DSI