Mise en place d’un nouvel outil budgétaire – ANAPLAN
Contexte et objectifs
Entité en charge des activités informatiques (DSI) d’une branche d’un grand groupe de Luxe
Objectif de déployer un outil permettant la construction budgétaire (ouverts aux chefs de projets IT en charge des budgets) et le reporting mensuel à destination des différentes directions de la DSI et de ses clients
Complexité de l’organisation à intégrer : volumétrie importante de données et besoin de détail à restituer aux clients de la DSI (70 clients, 1500 lignes de Run et Projets CAPEX / OPEX)
Notre mission
Étapes du projet :
- Identification des besoins fonctionnels de l’application (organisation de workshops avec quelques utilisateurs clés opérationnels et financiers + l’équipe de développement)
- Développements et recettes itératifs par lots d’évolution
- Rédaction de guides administrateurs fonctionnels et utilisateurs et formations
- Support post Go Live
Fonctionnalités principales développées sur la phase Budget :
- Saisie par les opérationnels de budget CAPEX / OPEX en jours homme, valeur (CAPEX saisis avec une vision pluriannuelle)
- Calcul des amortissements par l’application compte tenu des données renseignées par projet (date de Go Live, durée d’amortissements)
- Restitution des données budgétaires (budget, révisé, landing) selon les axes d’analyse : organisation DSI (département, fonction), clients bénéficiaires, technologie des outils développés, nature des dépenses (licences, maintenance, consommation Cloud, activités transverses…)
- Construction de reports de Source Of Change (Impact scope, taux journalier, jours homme, ….)
- Fonctionnalités principales développées sur la phase Réelle (clôtures mensuelles et reporting)
- Chargement des données réelles (Jours homme, CAPEX, OPEX, amortissements) via SAP (CAPEX, OPEX , amortissements) et l’outil Timesheet (Jours homme)
- Restitution des données réelles et comparatif vs prévisionnel selon les mêmes axes d’analyse que le budget
Résultats
Solution déployée en 6 mois
Utilisation de la solution par les équipes projets et les contrôleurs de gestion
Décommissionement de multiples reportings et fichiers Excel
Standarisation du processus et revue/validation facilitées permettant une réduction des délais