Mise en place d’un nouvel outil budgétaire – ANAPLAN

Contexte et objectifs

Entité en charge des activités informatiques (DSI) d’une branche d’un grand groupe de Luxe

Objectif de déployer un outil permettant la construction budgétaire (ouverts aux chefs de projets IT en charge des budgets) et le reporting mensuel à destination des différentes directions de la DSI et de ses clients

Complexité de l’organisation à intégrer : volumétrie importante de données et besoin de détail à restituer aux clients de la DSI (70 clients, 1500 lignes de Run et Projets CAPEX / OPEX)

Notre mission

Étapes du projet :

  • Identification des besoins fonctionnels de l’application (organisation de workshops avec quelques utilisateurs clés opérationnels et financiers + l’équipe de développement)
  • Développements et recettes itératifs par lots d’évolution
  • Rédaction de guides administrateurs fonctionnels et utilisateurs et formations
  • Support post Go Live

Fonctionnalités principales développées sur la phase Budget :

  • Saisie par les opérationnels de budget CAPEX / OPEX en jours homme, valeur (CAPEX saisis avec une vision pluriannuelle)
  • Calcul des amortissements par l’application compte tenu des données renseignées par projet (date de Go Live, durée d’amortissements)
  • Restitution des données budgétaires (budget, révisé, landing) selon les axes d’analyse : organisation DSI (département, fonction), clients bénéficiaires, technologie des outils développés, nature des dépenses (licences, maintenance, consommation Cloud, activités transverses…)
  • Construction de reports de Source Of Change (Impact scope, taux journalier, jours homme, ….)
  • Fonctionnalités principales développées sur la phase Réelle (clôtures mensuelles et reporting)
    • Chargement des données réelles (Jours homme, CAPEX, OPEX, amortissements) via SAP (CAPEX, OPEX , amortissements) et l’outil Timesheet (Jours homme)
    • Restitution des données réelles et comparatif vs prévisionnel selon les mêmes axes d’analyse que le budget

Résultats

Solution déployée en 6 mois

Utilisation de la solution par les équipes projets et les contrôleurs de gestion

Décommissionement de multiples reportings et fichiers Excel

Standarisation du processus et revue/validation facilitées permettant une réduction des délais