Digital Fast Close, une approche unique pour réduire les délais des reportings réels et prévisionnels

Le digital fast close, apporte-t-il une réponse aux constats récurrents liés à l’exercice budgétaire ?

La campagne budgétaire actuellement en cours dans les entreprises dont l’exercice coïncide avec l’année civile devrait conduire les acteurs de cette campagne au même constat que celui des années passées : l’exercice budgétaire est trop consommateur de temps !

Au gré de l’évolution du contexte macro-économique, on peut même parier que la période de volatilité, d’incertitude et de complexité actuelle renforce ce sentiment – avec des itérations, des sensibilités et des simulations toujours plus nombreuses. Aujourd’hui, aucun secteur d’activité n’est épargné par cette situation. Dans certains secteurs, c’est le calendrier traditionnel du Budget qui est remis en cause, la vitesse et l’agilité devenant le nerf de la guerre.

Quel rôle le digital fast close joue-t-il dans les enjeux de réduction des délais ?

La question de la réduction des délais de production et de publication interne des données budgétaires devient aujourd’hui un sujet incontournable dans les directions financières des entreprises, comme un moyen d’accélérer le pilotage de la performance et la prise de décision de gestion.

Cette réduction des délais du processus budgétaire pourra servir les autres reportings prévisionnels du cycle de gestion – les étapes clés de leur construction (préparation, élaboration, reporting, mise en qualité, traitements et analyses, livrables et gouvernance) sont similaires, et l’expérience montre que les actions qui permettent d’impacter favorablement un reporting ont des effets comparables sur les autres.

Par ricochet, cette réduction des délais des processus prévisionnels génère également des gains sur le processus de clôture réelle : anticipation des options de clôture, préparation des messages de communication financière, augmentation du niveau de préparation des publications interne et externe, entre autres.

Inversement, la réduction des délais de production et de publication des comptes permet d’accélérer la production des prévisions qui sont souvent basées sur ces résultats réalisés. Elle permet également de disposer d’informations réelles récentes sur lesquelles s’appuyer pour évaluer et simuler certaines opérations prévues dont la source se trouve dans les comptes de l’entreprise. Enfin, elle permet de nourrir les modèles prédictifs de données réelles fraîches.

« Une information de qualité reste le facteur fondamental d’efficacité »

Le digital fast close, vecteur d’amélioration de la qualité de l’information

Si, dans les entreprises, la responsabilité (i.e. « ownership ») de ces reportings est très souvent portée par des acteurs différents (Comptabilité / Consolidation pour le processus de clôture réelle, Contrôle de gestion pour le processus de clôture prévisionnelle), c’est bien la recherche de synergies entre ces différentes équipes qui peut bénéficier à la qualité des données – elles limitent aussi la réconciliation entre différentes sources d’une même information. La gestion du cut-off, la validation croisée des indicateurs de profitabilité et de génération de trésorerie, la convergence des règles et méthodes, la comparabilité des résultats réels et prévisionnels sont autant d’éléments qui renforcent la qualité de l’information – une information de qualité reste le facteur fondamental d’efficacité.

Clôture réelle versus clôture prévisionnelle, la création de valeur émerge de leur orchestration harmonieuse

Certains traits, en revanche, permettent de distinguer nettement le processus de clôture réelle des processus de clôture prévisionnelle : il s’agit du niveau de profondeur de la publication externe et des exigences de l’audit externe. Par exemple, les ajustements d’audit tardifs font partie des causes typiques de ralentissement du processus de clôture réelle, et la cible de réduction des délais visée doit systématiquement s’accompagner d’une refonte du processus d’audit pour l’adapter en conséquence de l’objectif fixé.

« La réduction des délais, en réel comme en prévisionnel, commence toujours par une ambition »

Ce qui les sépare n’est toutefois rien en comparaison de tout ce qui les rapproche :

• La consommation de temps par les acteurs des processus de clôture est toujours fonction de celui qu’on veut bien leur accorder. Lorsqu’on leur en accorde plus, en général, ce temps supplémentaire est également utilisé. En d’autres termes, la réduction des délais, en réel comme en prévisionnel, commence toujours par une ambition ;

• L’intensité du pilotage de la clôture, réelle comme prévisionnelle, est un facteur clé de réduction des délais ;

• Le dernier kilomètre de la clôture publiée, en interne et/ou en externe, est toujours le maillon prodigue du processus. En réel comme en prévisionnel, le temps de l’arbitrage et de la finalisation paraît toujours disproportionné par rapport au temps de préparation et de production. C’est un sujet de gouvernance – mais aussi de méthode. En réel, par exemple, le fait de savoir à l’avance non seulement où on souhaite atterrir mais aussi quelle est la liste des options possibles est un moyen de réduire la période d’arbitrage et donc les délais ;

• La gestion de l’aléa peut avoir, en réel comme en prévisionnel, un effet négatif sur le processus. La documentation des risques et les plans de remédiation, le retour d’expérience et les plans d’action associés sont autant d’outils qui permettent de savoir comment réagir au cas où ;

Les autres facteurs clés de succès sont souvent les mêmes :

• L’anticipation : la capacité à préparer et cadrer les opérations en amont de la clôture, qu’elle soit réelle ou prévisionnelle, et même à anticiper certains traitements permet de réduire la charge de travail sur le chemin critique ;
• La répartition des rôles et responsabilités : une meilleure compréhension de son rôle et du rôle des autres dans le processus permet souvent à chaque acteur d’être plus efficace dans ses relations avec les autres et, de ce fait, contribue à rendre plus fluide l’ensemble du processus ;
• La focalisation : un bon niveau de parrainage (i.e. « sponsorship ») favorise la priorisation, par les acteurs, de leur intervention sur le processus et les arbitrages d’allocation de ressources en conséquence de la part des différentes parties prenantes ;
• L’intégration des systèmes d’information : la capacité à transmettre une donnée sans intervention manuelle réduit les risques d’erreur et les pertes de temps ;
• L’adaptation des seuils de matérialité aux transactions et au cycle de gestion concerné ;
• La communication, la préparation, l’amélioration continue, l’industrialisation, …

Notre approche de la réduction des délais de clôture et de publication des comptes grâce au digital fast close

C’est dans ce contexte que nous utilisons une approche unique pour les projets de réduction des délais de production et de publication des comptes, qu’ils soient réels ou prévisionnels. Les étapes sont identiques et la grille d’analyse utilisée est la même – elle s’articule autour des paramètres de process, d’organisation, d’outils et de méthodes.

Tout le monde doit être à bord et, dans les groupes, toutes les entités doivent être au niveau des attentes exprimées par le groupe, tant en termes de délai que de qualité. Nous nous appuyons sur nos méthodologies d’animation de projet et de conduite du changement pour accompagner ce type de projet et, en fonction des étapes du projet, évaluer, convaincre, engager, responsabiliser et accompagner les acteurs, piloter le projet et mesurer les progrès.

Notre démarche digital fast close s’organise en plusieurs étapes :

L’étape 1, Target, permet de fixer l’ambition et la cible de réduction à viser. Elle est le point de départ de la démarche, par opposition à une démarche qui viserait d’abord à faire l’inventaire de l’existant et à le diagnostiquer : l’ambition limite les réflexes conservateurs, s’extrait de l’existant et permet d’aller chercher des gains plus massifs.

L’étape 2, Assess, vise à quantifier et qualifier les progrès à réaliser, ainsi qu’à mobiliser et responsabiliser toute l’organisation sur les actions à mettre en œuvre pour atteindre progressivement l’ambition fixée.

L’étape 3, Shape, consiste à décliner les process opérationnels cibles aux différents niveaux de l’organisation ainsi que la trajectoire de déploiement des plans d’action d’optimisation.

L’étape 4, Deploy, permet de déployer progressivement les plans d’actions pour atteindre l’ambition fixée.

Enfin l’étape 5, Sustain, vise à ancrer une démarche d’amélioration continue pour assurer la soutenabilité et l’efficacité, dans la durée, des nouveaux process déployés.

Notre solution digital fast close : un accélérateur pour votre projet de réduction de délais de clôture et de publication des comptes

Cette démarche est supportée par une solution digitale qui permet de déployer rapidement le projet à tous les niveaux de l’organisation et de sécuriser la conception, le déploiement et l’évaluation des processus cibles.

Cette plateforme, basée sur une technologie French Tech, est livrée avec des processus pré-paramétrés issus des bonnes pratiques du marché. Elle s’adapte facilement aux problématiques qui vous sont propres, à vos spécificités sectorielles, et à vos points d’attention.

La solution embarque également un cockpit de pilotage du projet permettant, à tout moment, et notamment lors des rendez-vous de gouvernance, de disposer d’indicateurs clefs :

• Sur les processus qui posent plus particulièrement des difficultés ;
• Sur les entités les plus en écarts avec la cible visée ;
• Sur l’avancement du déploiement des plans d’actions ;
• Sur la contribution effective des plans d’actions aux gains attendus.

Ces indicateurs permettront, non seulement, de suivre le projet dans sa globalité, mais aussi d’identifier les stratégies projets dédiées pour traiter les sujets de complexité.

Adossé à cette solution, un ensemble de livrables standards, disponibles sur étagère, est mis à disposition pour optimiser l’efficacité opérationnelle de la conduite de ce type de projet.

Si vous avez un projet de réduction des délais de clôture et de publication des comptes, qu’ils soient réels ou prévisionnels, venez en discuter avec nos experts.