Microsoft Power BI : 5 raisons de détourner le célèbre outil de reporting !

Connecter la performance financière et la performance opérationnelle grâce à Power BI et tellement plus…

Les outils de business intelligence, dont Power BI, ont pour principaux objectifs de favoriser les analyses de gestion et l’émergence d’actions plus opérationnelles. L’enjeu pour les organisations est double :

• Faire le lien entre performance financière et performance opérationnelle dans des tableaux de bord dits « intégrés », qui ne sont en réalité que la surface visible de la donnée,
• Favoriser la recherche de corrélations entre plusieurs sources, types et usages de la donnée afin de faire émerger de nouveaux terrains de jeu pour les analyses.

Couplés à une meilleure visualisation des données (data visualization), ces outils éclairent la donnée sous un nouveau jour et rendent les informations plus lisibles ! Le champ des possibles et des analyses s’ouvre, de nouvelles tendances et perspectives apparaissent sous forme de graphiques ou de tableaux de bord !

Les outils de BI répondent donc aux principaux défis du moment : permettre aux opérationnels de construire leurs propres états, tableaux de bord et applications analytiques mais également accélérer le déploiement des projets !
N’est-ce pas cela la définition de la Self BI …

En savoir + sur la transformation digitale

Power BI by Ginini antipode

Pour la plupart de nos missions, Microsoft Power BI sert des objectifs de reporting au sein de services financiers, et particulièrement dans les départements controlling. Nous voyons désormais un nouvel usage émerger : faire de la Business Intelligence avec un outil de Business Intelligence !

C’est pour cela que Ginini antipode a, depuis plusieurs années, investi dans la solution Microsoft Power BI et sur la Power Platform avec la création et le développement d’un pôle de compétences BI regroupant :

• Une cellule Power BI d’une dizaine d’experts, la plupart certifiés et fans de data lineage et langage DAX,
• + de 100 collaborateurs formés en interne par cette cellule,
• De nombreuses formations client (en finance et ailleurs)
• + de 30 projets Power BI, des plus simples au plus complexes (> 6mois),
• Des clients majoritairement grands comptes (> 1 md€ de CA)

Cet engagement stratégique fort pour Ginini antipode couplé à notre approche pragmatique et orientée Métier représente un véritable marqueur différenciant pour nos clients et constitue la principale valeur ajoutée que nous apportons dans notre prestation de service.
C’est au travers de nos multiples expériences et de notre constante formation sur cet outil que nous détectons et déployons son plein potentiel. Son ultra-intégration avec les outils Microsoft et sa souplesse d’utilisation nous permettent aujourd’hui de mener des projets qui vont bien au-delà de la création de reporting.

L’utilisation de Microsoft Power BI comme véritable outil de Business Intelligence est en forte augmentation ce qui constitue un réel progrès pour des directions financières de plus en plus matures !

Power BI, de nombreux usages

Exploration de la donnée et capacité de prédiction

Les principaux usages recherchés par nos clients sur ce type de missions se révèlent différents des objectifs de reporting. L’analyse est désormais portée sur l’exploration des données et la recherche de corrélations à des fins prescriptives et prédictives servant ainsi la modélisation et la financiarisation des KPIs.
Les rapports construits dans Power BI deviennent plus simples mais surtout plus flexibles et ce dès leur conception ! Ils laissent une plus grande liberté à l’utilisateur final qui peut ainsi aisément piloter ses analyses au travers de filtres et croisements.
Chez Ginini antipode, cette approche de type « data discovery » est également utilisée en renfort de certaines de nos missions comme lors d’audit de process reporting. Power BI vient ainsi en appui de l’audit du process : nombre de sources de données, degré d’utilisation du référentiel (doublons, absence de définition ou d’attribut, typlogie de masterdata), volumes de points de saisie et degré d’adhésion aux instructions.
Au-delà des usages classiques de la BI, Ginini antipode utilise ces applications pour adresser des besoins plus exotiques. Découvrons-les !

Power BI révèle également sa valeur dans le support à la reprise de données historiques dans le cadre de migrations d’ERP ou EPM, et tests de non-régressions.
Lors de la plupart de nos missions ERP ou EPM, nous proposons à nos clients des services de reprise de données historiques et de recette de données. Comme à chaque fois, entre l’ancienne et la nouvelle solution, les référentiels et les croisements ont évolué. Il est donc nécessaire de réaliser un mapping. Ces phases peuvent comporter un volume de données important et vite noyer l’avancement du projet dans des tâches extrêmement répétitives.
C’est à cette étape que nous faisons intervenir Power BI ou Power Query pour accélérer ces travaux d’injection et contrôle de la donnée. En assistance de nos consultants Métier, et une fois les mappings fonctionnels réalisés : l’outil ne fait pas tout quand même !

Notre réponse : nous développons de véritables Apps d’injection, tests et suivi de l’avancement de la reprise des données historiques.

Power BI et EPM une association à forte valeur ajoutée

Création de fonctionnalités de saisie type EPM
Il est souvent frustrant dans les projets Power BI, notamment pour des usages de reporting, de ne pas pouvoir compléter la donnée ou la modifier sans en passer par l’ajout d’un fichier Excel poussé sur SharePoint à la dernière minute…
Précisons bien ici notre position ! Nous sommes bien des défenseurs de la mise en qualité des systèmes sources et il ne s’agît pas là non plus de reproduire un outil d’EPM mais il est parfois intéressant de récupérer auprès du « end user », directement via le dashboard Power BI, des informations sur l’avancement d’une tâche, sa réalisation ou encore la justification d’une variation inhabituelle d’EBIT…

Notre réponse : l’ajout d’une zone de saisie intégrée dans le rapport (données chiffrées ou texte) s’apparentant, grâce à Microsoft List, à un véritable « input form » dans un outil de BI !

Power BI, véritable atout dans la gestion des projets complexes

Power BI a également un rôle à jouer dans les projets complexes et à large échelle ! Ainsi, pour deux clients différents et dans des contextes assez similaires, nous utilisons Power BI et la suite office 365 pour faciliter la gestion de projets.
Dans le premier cas, il s’agit de piloter de manière extrêmement visuelle l’avancée d’un programme d’une centaine de projets.
L’enjeu : faciliter la collaboration, la restitution des informations projets sous forme de fiches projets et le suivi de l’avancement.

Notre réponse : Excel pour la saisie, SharePoint pour le stockage, un visuel Power BI trouvé dans la market place (Card Browser) et le partage dans Teams pour favoriser la collaboration !

Dans le même esprit, mais cette fois avec un volume de données plus important, nous avons adopté Power BI pour suivre un portefeuille de 50 projets, répartis sur 1500 entités et monitorés à l’avancement de la complétion du Chiffre d’affaires, des SG&A et de l’EBIT de ces entités.
Power BI nous permet ici de construire une véritable App, ouverte à 50 utilisateurs et regroupant différents usages :

• le rappel des enjeux du projet,
• la présentation sous forme de data de la situation de départ et la cible projet,
• le suivi de l’avancement de ces indicateurs,
• un weekly board des actions à réaliser pour atteindre la cible.

Power BI dans la vie interne du cabinet Ginini antipode

Fun fact : notre R&D Power BI et ces développements de nouveaux usages ont été mis en place lors d’évènements internes : formations, séminaires… pour collecter les souhaits des participants et faciliter leur restitution sur mobile.

Notre cellule Power BI anime même depuis plusieurs années un concours de pronostics footballistiques lors des compétitions internationales, ce qui nous a permis de découvrir et tester par exemple l’utilisation de listes SharePoint comme formulaire de saisie.

Power BI usages et écueils

Nous terminerons par quelques recommandations d’usage et le rappel d’écueils à éviter :

• Confondre des besoins de BI et de modélisation ou reporting, même si nous pouvons approcher certaines fonctionnalités avec Power BI, elles ne remplaceront pas un outil d’EPM dédié.
• Surestimer la qualité des données amont et la capacité de ces outils à les normaliser.
• Sous-estimer la complexité de mise en place des outils de self-BI et les besoins d’apprentissage des utilisateurs finaux.
• Ne pas anticiper les besoins de maintenance et de droits utilisateurs dès le début du projet : « Lazy is the new sexy »

Power BI out of the box !

Ginini antipode espère que ces utilisations créatives de l’outil Power BI vous ont donné des idées dans les problématiques actuelles que vous rencontrez. Si vous avez des projets Power BI à mener, venez en discuter avec nos experts !