Robotic Process Automation :
Quel cas d’usage retenir pour un pilote RPA ?

Avec la promesse de gains de productivité importants (1) et dans un contexte de démocratisation rapide (2), de plus en plus de décideurs se tournent vers nous afin d’expérimenter la RPA dans leur écosystème.

(1) McKinsey estime que 60 % des emplois actuels comprennent 30 % d’activités automatisables à une échéance de 20 à 40 ans. In Rapport de Synthèse 2020 de France IA https://www.intelligence-artificielle.gouv.fr.

(2) En 2021, le marché de la RPA a cru 2 fois plus vite que le marché du logiciel en général (31% contre 16%). Gartner Magic Quadrant for Robotic Process Automation

Passée cette intention initiale, l’identification d’un bon cas pilote peut s’avérer complexe : entre les difficultés liées aux process, aux outils (parfois trop anciens, parfois trop nouveaux) et bien sûr aux personnes (réfractaires au changement ou n’étant en maîtrise de leur périmètre) la tentation est de faire simple et de rechercher un pilote « sur étagère ».

Or, est-ce que l’on s’imagine dire à son médecin : « prescrivez-moi le même traitement que le patient précèdent » ? A l’instar de n’importe que professionnel, nous ne sommes pas partisans de proposer la même chose à tous nos clients.

Aussi, pour vous aider à identifier votre premier process à automatiser, nous vous proposons ici, 3 axes de réflexion précis.

Pilote RPA : Complexité, la voie du milieu

Il y a deux objectifs importants à garder à l’esprit en ce qui concerne la mise en œuvre d’un pilote RPA.

D’une part, on désire une conclusion rapide (sous quelques jours / semaines) de façon à tirer dès à présent les enseignements de ce qu’il est possible de faire avec cette technologie et, d’autre part, on souhaite obtenir un effet « wahou » ; ceci afin de mobiliser les énergies nécessaires au déploiement de ce qui constituera demain une rupture dans les façons de travailler mais également pour utiliser ce pilote comme « vitrine » auprès du management.

Pour répondre à l’exigence d’immédiateté, le cas d’usage pilote ne peut pas être trop complexe. Si votre IT « se casse les dents » sur un sujet depuis plusieurs années, ne profitez pas du pilote pour essayer de le faire faire à un robot : ce n’est probablement pas un problème d’outil !

Préférez par exemple un cas simple mais qui demande d’intervenir sur plusieurs outils.

Il est parfois difficile de synchroniser les disponibilités de 2 ou 3 compétences techniques différentes. Votre robot, en passant par les interfaces utilisateur contournera ce problème et vous permettra d’apporter une solution rapide.

Pour répondre à votre autre exigence, celle de résultat, le cas d’usage pilote ne peut pas être trop simple.

Ne demandez pas, par exemple, à votre robot une extraction quotidienne d’un reporting ou d’un état comptable. Ces demandes parfois basiques constituent des pistes intéressantes en ce qu’elles montrent des irritants métier, mais il faut les approfondir pour obtenir un résultat utile.

Pour reprendre notre exemple, peut-être que l’état comptable demandé est utilisé pour identifier des postes non-soldés en vue de procéder à des rapprochements manuels ; peut-être que votre cas pilote peut prendre en charge une partie de ce traitement et dépasser ainsi les attentes exprimées en première intention par le métier.

Processus Mature et Maîtrisé

Il peut être tentant de choisir des processus assez récents comme premiers choix de cas d’usage afin d’expérimenter la RPA.

Souvent ces tâches sont venues se rajouter aux gestes métiers historiques et les équipes privilégient de confier ces processus à des robots afin de se décharger au plus vite de ces nouvelles contraintes.

La plupart du temps, ces processus ne sont malheureusement pas totalement maitrisés et les équipes ont une idée imprécise des tâches et de leurs objectifs. En l’absence de recul suffisant sur ces processus, l’étape de modélisation peut s’avérer limitée et donc parcellaire.

Les différentes actions possibles par le robot en fonction des prises de décision à chaque étape du processus peuvent être incomplètes et les exceptions possibles ne sont pas toujours connues.

La stabilité du processus lors de sa mise en production en sera donc altérée et impliquera une intervention régulière du développeur pour corriger les « trous dans la raquette » et faire évoluer le robot afin qu’il soit en mesure de traiter les cas qui n’avaient pas été anticipés lors de la phase de spécifications.

Nous favorisons le choix de processus matures et stabilisés : différents scénarii et chemins critiques sont possibles tout au long du processus mais sont maitrisés, prévisibles et donc modélisés en amont. Le risque d’erreur s’en trouve mécaniquement réduit.

Faire le choix d’un processus maitrisé facilite également la mesure des gains attendus et notamment lorsque l’on souhaite connaitre le temps gagné par les équipes du fait de l’automatisation.

Pour un nouveau processus, les équipes ne disposent pas forcément de tous les automatismes (sic) et sont potentiellement moins productives : la durée nominale de réalisation du processus ne sera connue qu’après de très nombreuses exécutions.

Ne pas couvrir 100% des situations

La volumétrie des données, fichiers, nombre de tâches…à traiter par l’automate est généralement un critère mis en avant dans le choix des cas d’usage RPA.

Les processus fortement répétitifs et traitant des gros volumes sont en effet davantage susceptibles de produire des erreurs. C’est donc naturellement vers ce type de tâches que les équipes s’orientent pour choisir les premiers cas d’usage.

Si cette stratégie peut s’avérer payante, elle implique souvent de gros travaux de développement afin de permettre le traitement de toutes les situations possibles. Nous recommandons une certaine « humilité » dans le périmètre des tâches et exceptions à confier à l’automate.

Cette approche s’appuie sur une collaboration « homme / machine » claire : la RPA traite la volumétrie et les cas simples, les équipes métiers conservent le traitement des cas spécifiques et complexes. Ce mode opératoire est par ailleurs un bon moyen d’introduire l’automatisation auprès des collaborateurs réfractaires à cette technologie : les équipes métiers continuent à « garder la main » sur le processus et ne se sentent pas déposséder.

Le mythe du robot pouvant réaliser 100% des tâches d’un employé est rapidement déconstruit…

Faire le choix de circonscrire le périmètre de traitement de l’automate est enfin un bon moyen de limiter les coûts de développement lors de la phase d’initialisation mais également de maintenance après la mise en production.

Pilote RPA : Conclusion

Nous n’avons parlé ici que de critères méthodologiques, et nous n’avons pas abordé la notion de périmètre fonctionnel.

Sur la question des meilleures équipes avec lesquelles expérimenter la RPA, nous rencontrons souvent un succès auprès des équipes comptables. En effet, plus que toute autre fonction de l’entreprise, la comptabilité est un métier dans lequel les processus sont formalisés, répétitifs et relativement stables dans le temps.

C’est un terrain sécurisé pour déployer les premiers robots. Par ailleurs, contrairement à certains préjugés, les comptables sont souvent très heureux de se défaire de leurs tâches les plus fastidieuses.

A contrario, pour rester dans le Domaine Finance, les équipes du Contrôle de Gestion et de la Consolidation donnent parfois l’impression de refaire toujours les mêmes gestes, mais leurs fichiers répondent plus souvent à des analyses Adhoc ou à des formats moins structurés sur lesquels un premier robot donnera peut-être de moins bons résultats.

Enfin, si plusieurs cas d’usage répondent à ces critères d’éligibilité, c’est normal ! Notre expérience montre qu’il y a de très nombreux gisements de productivité dans toutes les organisations.

Notre dernière recommandation sera donc la suivante, ne vous limitez pas à un unique cas d’usage pour votre pilote RPA, si vous en avez la possibilité, retenez-en 2 ou 3 de façon à enrichir le retour d’expérience que vous tirerez de cette expérimentation et à nourrir utilement la construction du plan de passage à l’échelle qui découlera de ce succès.

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